Michelle Federico

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UX-Designerin aus
Köln, aktuell auf der Suche nach einer neuen Herausforderung!

Der Meldebegleiter.
Konzept für eine digitale Verwaltungslösung

 

Projektzeitraum: 09/2020 – 01/2021 (Bachelorarbeit)
Betreuung: Prof. Dr. Matthias Riedel, Hochschule Mainz





Produktvorstellung



Der Meldebegleiter entlastet die Bürger:innen sowie die Ämter, indem er den Prozess
der Wohnsitzummeldung digitalisiert und vereinfacht.
Nachdem die digitale Wohnungsgeberbescheinigung ausgestellt wurde, füllt die einziehende
Person die notwendigen weiteren Angaben für die Meldebescheinigung aus, die dann an das
Bürgeramt weitergeleitet und dort verarbeitet werden. Die einziehende Person kann den Status
jederzeit verfolgen und wird informiert, wenn die Meldung abgeschlossen ist.
Mit einem simplen und zugänglichen Design, das auch von Bürgern mit niedrigen technischen
Kenntnissen leicht verstanden wird, ist der bisher aufwändige Prozess in wenigen Schritten erledigt.







Was muss ein Meldebegleiter können?


Nach einer umfangreichen Research zur aktuellen Situation in den Bürgerämtern und des Bedarfs
nach Digitalisierung unter den Bürger:innen ging es an die Konzeptgestaltung.
Dazu musste verstanden werden, 

Durch die veränderten Bedingungen in der Corona-Pandemie fanden keine neuen Interviews für dieses
Projekt statt. Die Analyse bisheriger Studien zum Thema Verwaltungsdigitalisierung, besonders mit dem
Fokus auf dem Bedarf nach papierlosen Lösungen in verschiedenen Bereichen der Bürgerämter, z.B. die
der Hans-Böckler-Stiftung von 2018, halfen mir dabei, die Bedürfnisse der Nutzer:innen dennoch besser
zu verstehen. Auch ein durch Fujitsu geleiteter Workshop zu Once-Only-Technologien bezogen auf die
Weitergabe von neuen Wohnsitzinformationen, sowie Gespräche mit Menschen aus meinem persönlichen
Umfeld flossen in die Gestaltung der unten präsentierten Nutzergruppen ein.

Um die Bedürfnisse dieser Gruppen genauer zu definieren, wurden Jobs-to-be-done nach der
Outcome Driven Innovation-Methode formuliert und die erwarteten technischen Fähigkeiten und
Hauptprioritäten der einzelnen Profile notiert.





Im nächsten Schritt mussten die Schritte des aktuellen Offline-Meldeprozesses mit der
Idealvorstellung, den Jobs und Bedürfnissen unserer Nutzer:innen verbunden werden.
Der How Might We?-Prozess half mir dabei, die Problemstellung zu verstehen,
sinnvolle Fragen zu formulieren und ergebnisoffen Antworten zu sammeln, die mich
bei der Entwicklung der richtigen Features voranbringen.





Der neue Meldeprozess


Die Hauptfunktionen der App werden in den unten stehenden User Journeys visualisiert.
Strategische Aspekte, wie die Integration der neuen Lösung in den Ämtern wurden hier 
mitgedacht und in der schriftlichen Thesis näher behandelt. 

Die Abläufe sind so gestaltet, dass sie den Nutzer:innen so viel Aufwand wie möglich abnehmen.
Anstatt ein Formular auszufüllen und dieses der Mieterin persönlich zu übergeben, wählt der
Vermieter die Adresse aus seiner Liste aus, trägt die Namen der neuen Bewohnerin ein und
sendet ihr die Bescheinigung in Form eines Meldecodes.
Der Besuch beim Bürgeramt entfällt für die Mieterin entweder ganz oder wird erst zur Änderung des
Ausweises relevant, nachdem der Meldeprozess selbst schon fristgerecht durchgeführt wurde.
Es können bequem von zuhause der Meldecode eingelöst und die Korrektheit der Angaben bestätigt,
die weiteren wichtigen Informationen nachgetragen (Meldebescheinigung) und an das Bürgeramt
weitergeleitet werden. 
Bevor diese Aufgaben erledigt werden können, validiert sich die Nutzerin entweder durch ein
Video-Ident oder der Integration mit der e-Ausweis-App. 
So wird auch ohne persönliche Anwesenheit gewährleistet, dass nur die richtigen Personen
Zugriff auf die App und ihre Prozesse haben und keine unerwünschten Änderungen passieren.






Endergebnis


Hier wird jedes Feature des Meldebegleiters noch einmal genauer vorgestellt. 
In der Gestaltung der Nutzeroberfläche war es wichtig, darauf zu achten, dass viele Nutzer:innen 
wenig Übung im Umgang mit digitalen Anwendungen haben oder aufgrund ihres Alters mit 
motorischen Einschränkungen oder Erinnerungsschwierigkeiten zu tun haben. 
Die Buttons sind daher groß und mit ausreichendem Abstand platziert und auf jeder Seite
wird durch kurze Texte erklärt, was in dem jeweiligen Nutzungsschritt gerade erwartet wird.
Der Hilfebutton ist jederzeit leicht erreichbar. Neben einem Link zurück zum Onboarding
finden sich hier Live-Chats und FAQ sowie Möglichkeiten zum persönlichen telefonischen Kontakt.